Sector
Digitalización de expedientes de personal para recursos humanos
TUDIGI digitaliza los expedientes de personal de tu empresa con OCR incluido e índice por cédula, nombre, tipo de documento y fecha. Trabajamos en tu oficina o con retiro y devolución de los originales, siempre con acuerdo de confidencialidad. El PDF es una copia fiel y consultable: los originales firmados se siguen conservando. El presupuesto es gratis.
Imagen ilustrativa- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿Por qué un expediente dura más que la relación laboral?
Cuando un trabajador egresa, su expediente no puede quedar olvidado en una caja: la ley mantiene abiertas las reclamaciones durante años, y el contrato debe conservarse mientras eso ocurra.
10 años
prescriben las acciones por prestaciones sociales, contados desde la terminación de la relación de trabajo (LOTTT, art. 51).
5 años
prescriben las demás acciones de la relación de trabajo, desde su terminación (LOTTT, art. 51), y las de accidente o enfermedad ocupacional, desde la terminación o la certificación del origen ocupacional, lo que ocurra de último (LOPCYMAT, art. 9).
Fuentes: Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, G.O. N.° 6.076 Ext. (2012), arts. 51 y 59 · Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, G.O. N.° 38.236 (2005), art. 9
Además, el ejemplar del contrato que guarda el patrono debe conservarse desde el inicio de la relación hasta que prescriban las acciones derivadas de ella (LOTTT, art. 59). Confirma siempre con tu asesor laboral cómo se aplican estos plazos a tu empresa.
¿Qué documentos digitalizamos?
- IngresoContrato de trabajo, cédula, RIF, currículo, títulos y notificaciones de riesgos al ingreso.
- NóminaRecibos de pago, registro de vacaciones y registro de horas extraordinarias.
- MovimientosAscensos, cambios de cargo, permisos y comunicaciones internas.
- EgresoRenuncia o despido, liquidación y constancia de trabajo.
Los exámenes e informes de salud se marcan como confidenciales en el índice para que puedas restringir su acceso. La LOPCYMAT protege la confidencialidad de sus resultados (art. 53, numeral 10) y limita el conocimiento de los datos de salud al personal médico y a las autoridades sanitarias, salvo autorización del trabajador (art. 53, numeral 11). Antes de digitalizarlos, confirma con tu asesor laboral y tu servicio médico cómo hacerlo: para ese material te recomendamos el escaneo in situ.
Un índice por trabajador: encuentras cualquier recibo sin abrir cajas
- Campo
- Cédula
- Ejemplo ilustrativo
- V-00000000 (ejemplo)
- Campo
- Apellidos y nombres
- Ejemplo ilustrativo
- Pérez, Ana (ejemplo)
- Campo
- Estatus
- Ejemplo ilustrativo
- Activo / Egresado
- Campo
- Tipo de documento
- Ejemplo ilustrativo
- Contrato / Recibo de pago / Constancia
- Campo
- Fecha del documento
- Ejemplo ilustrativo
- 2024-03-15
- Campo
- Confidencialidad
- Ejemplo ilustrativo
- General / Salud / Disciplinario
- 101 · IngresoContrato, identificación, títulos y notificaciones de riesgos.
- 202 · NóminaRecibos de pago, vacaciones y horas extraordinarias.
- 303 · Salud y seguridadExámenes e informes, con acceso restringido.
- 404 · MovimientosAscensos, permisos y amonestaciones.
- 505 · EgresoRenuncia o despido, liquidación y constancia.
Cada archivo lleva un nombre acordado contigo, por ejemplo cédula_tipo_AAAA-MM-DD.pdf, y con OCR también lo encuentras por cualquier palabra del texto.
¿Los expedientes salen de tu empresa?
Escaneo in situ
- Los expedientes no salen de tu sede
- Recomendado para personal activo y datos de salud
- Trabajamos en el espacio que nos asignes
Retiro y devolución
- Para expedientes de personal egresado
- Inventario de lo que recibimos
- Devolución formal de los originales
- Paso 01
Presupuesto gratis
Nos cuentas qué documentos son, cuántos y dónde están. Sin costo y sin compromiso.
- Paso 02
Inventario
Registramos todo lo que recibimos antes de empezar.
- Paso 03
Preparación
Quitamos grapas y clips y desdoblamos las hojas.
- Paso 04
Escaneo con control de calidad
Capturamos cada página y repetimos la que no cumple.
- Paso 05
OCR e indexación
Texto buscable por palabra y archivos con el criterio de nombres acordado.
- Paso 06
Entrega y devolución
Archivo digital por correo, USB, nube privada o enlace seguro, y devolución formal de los originales.
¿Y los originales en papel?
La Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas da a los mensajes de datos la misma eficacia probatoria que a los documentos escritos (art. 4), pero la información impresa de un mensaje de datos vale como una copia fotostática, y la ley no dice que escanear un papel firmado lo sustituya. Además, la LOTTT pide al patrono conservar su ejemplar original del contrato (art. 59). Por eso no afirmamos que el PDF reemplace al papel.
Art. 4
los mensajes de datos tienen la eficacia probatoria de los documentos escritos; su versión impresa, la de una copia fotostática.
Preguntas frecuentes · 5
Sobre digitalización de expedientes de personal para recursos humanos
¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp.
No lo afirmamos. La ley da eficacia probatoria a los mensajes de datos, pero el escaneo de un documento firmado es una copia. Conserva los originales y consulta a tu asesor laboral sobre qué hacer con ellos.
Como referencia, la LOTTT fija 10 años desde el egreso para reclamar prestaciones sociales (art. 51) y pide conservar el contrato hasta que prescriban las acciones (art. 59). Confírmalo con tu asesor laboral.
Se indexan como confidenciales para que puedas restringir su acceso en tu sistema. La LOPCYMAT protege la confidencialidad de sus resultados (art. 53, numeral 10) y limita los datos de salud al personal médico y a las autoridades sanitarias, salvo autorización del trabajador (numeral 11). Confirma con tu asesor laboral y tu servicio médico cómo tratarlos.
Solo si lo eliges. Para personal activo y datos de salud recomendamos el escaneo in situ, en tu sede.
PDF buscables con OCR (o PDF/A si lo pides para conservación), organizados en carpetas por trabajador y con un índice por cédula, nombre, tipo y fecha.
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Presupuesto gratis
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