Seguridad y confidencialidad de tus documentos

¿Cómo sabes que te devolvemos todo?

1. 01Inventario de lo recibido: qué cajas o carpetas, qué contienen y en qué estado llegan.
2. 02Preparación sin dañar el papel.
3. 03Control de calidad y conteo frente al inventario.
4. 04Devolución formal según el inventario, en el mismo orden en que lo recibimos.

Verificas lo que recibes antes de darte por recibido, y con eso se cierra la devolución.

Conversamos sobre qué tan sensible es tu archivo

No todos los documentos necesitan el mismo cuidado. Antes de empezar conversamos contigo sobre el tipo de información que contiene tu archivo y te recomendamos la modalidad adecuada. Para lo más delicado, como historias clínicas, expedientes judiciales o datos de menores, te recomendamos el escaneo in situ.

Cuándo te recomendamos escaneo in situ

Con el escaneo in situ, tus documentos no salen de tu sede: llevamos el equipo a tu oficina o casa y trabajamos allí. Te lo recomendamos en estos casos:

• Documentación muy sensible: historias clínicas, expedientes judiciales, datos de menores.
• Archivos que consultas a diario y no puedes tener fuera.
• Material único o irreemplazable, como libros de actas o archivo histórico.
• Cuando una norma interna o un contrato tuyo prohíbe sacar la documentación.
• Cuando prefieres ver el proceso mientras ocurre.

Cómo recibes tu archivo digital

El formato (PDF, PDF/A, JPG o TIFF) y el medio de entrega se acuerdan antes de empezar, porque cambiarlos después implica reprocesar.

• Por correo, para volúmenes pequeños.
• En USB, entregado en mano.
• En una nube privada.
• Por enlace seguro de descarga.

Qué pasa con las copias de trabajo al cerrar el proyecto lo acordamos contigo por escrito. Preferimos comprometernos con lo que aplica a tu caso que enumerar controles genéricos que nadie puede verificar desde una página web.

Qué pasa con tus originales

Tus originales se devuelven siempre, en el mismo orden en que los recibimos. Qué hacer con ellos después lo decides tú con tu asesor. TUDIGI no destruye originales, no emite certificados de destrucción y no presta custodia externa de archivos.

Qué significa PDF/A y cuándo te conviene

PDF/A es una variante del PDF normalizada por ISO para conservación a largo plazo. Incrusta las fuentes y no admite contenido activo ni dependencias externas: está pensado para que el documento se vea igual a largo plazo aunque cambie el software.

Te conviene para documentación administrativa, legal y contable que debas conservar años. Para material de consulta cotidiana, un PDF corriente basta y pesa menos. Lo acordamos contigo antes de empezar.

Normas que usamos como referencia

Usamos la norma ISO 15489-1:2016 y la documentación pública de la PDF Association sobre PDF/A como lectura de referencia para ordenar, nombrar y conservar archivos. TUDIGI no tiene certificación ISO ni de otro tipo, y no lo afirmamos.

Lo que no afirmamos

• No tenemos certificaciones ISO ni de cumplimiento normativo sectorial.
• No ofrecemos seguros, pólizas ni fianzas sobre el material.
• No afirmamos cifrado ni borrado verificado de forma genérica.
• No hacemos destrucción certificada ni custodia externa de archivos.
• No hacemos recuperación de datos de discos dañados.