Digitalización
Digitalización de documentos en Venezuela
TUDIGI digitaliza documentos: convierte expedientes, contratos y archivos en papel en PDF buscables y ordenados. Preparamos el material, escaneamos con OCR incluido, indexamos por los criterios que usas (RIF, cédula, fecha o número de caso) y te entregamos por correo, USB, nube privada o enlace seguro, con inventario y devolución formal de tus originales.
- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿Qué incluye un proyecto de digitalización?
Digitalizar no es solo pasar hojas por un escáner. Un proyecto bien hecho incluye preparación del material, captura, control de calidad, reconocimiento de texto, indexación y una entrega ordenada. Cada fase tiene un resultado que puedes revisar, y por eso un archivo digitalizado con método se puede consultar años después sin depender de quien lo hizo.
- 01Inventario detallado de lo recibido: cajas, carpetas y documentos que entran al proyecto.
- 02Preparación: quitamos grapas, clips y ganchos, y separamos por expediente o tipo de documento.
- 03Captura: escaneo a la resolución que pide cada documento, acordada contigo.
- 04Control de calidad: revisamos legibilidad, orientación y páginas faltantes; lo que no cumple se vuelve a escanear.
- 05OCR incluido: el texto de cada página queda buscable dentro del PDF.
- 06Indexación y verificación: nombres de archivo y carpetas según los datos con los que tú buscas.
- 07Entrega: carpetas ordenadas, índice y devolución formal de los originales.
¿Qué documentos digitalizamos?
- Expedientes jurídicos, contratos y poderes.
- Historias clínicas y consentimientos informados.
- Facturas, comprobantes de retención y libros contables.
- Expedientes de personal y de estudiantes.
- Actas, minutas y archivos institucionales.
- Libros encuadernados, tesis y archivos históricos.
- Fotografías impresas y álbumes familiares.
- Planos y documentos de gran formato: consúltanos según el tamaño.
Cuando el material es frágil o está encuadernado, usamos nuestro escáner cenital CZUR: captura el documento abierto desde arriba, sin desarmarlo ni forzar el lomo. Así se digitaliza sin poner en riesgo el original.
¿Qué formato de entrega te conviene?
| Formato | Cuándo conviene | Búsqueda de texto |
|---|---|---|
| PDF/A | Archivo que quieres conservar a largo plazo | Sí, con OCR |
| PDF buscable | Consulta diaria en la oficina | Sí, con OCR |
| TIFF | Copia de máxima fidelidad de la imagen | No; se acompaña de un índice |
| JPG | Fotografías y material gráfico | No |
Para documentación administrativa y legal solemos recomendar PDF/A con texto buscable: es un formato pensado para conservación, se abre en cualquier equipo y permite buscar palabras dentro del documento. Si no tienes claro cuál elegir, lo decidimos juntos según el uso que le darás a la copia.
¿Cómo te entregamos los archivos?
- Correo: práctico para lotes pequeños o documentos que necesitas ya.
- USB: la entrega física, sin que ningún archivo pase por internet.
- Nube privada: para que tu equipo consulte el archivo desde varios lugares.
- Enlace seguro: para descargar entregas grandes por partes.
Puedes combinar medios, por ejemplo USB para la copia completa y enlace para las entregas parciales. Te recomendamos guardar siempre al menos una copia adicional en otro soporte.
¿Cuánto tarda un proyecto?
El tiempo depende del volumen, del estado del material y de la preparación que necesite. Te damos el cronograma por escrito en tu presupuesto gratuito.
- Avanza más rápido: papel suelto, en buen estado y de un mismo tamaño.
- Requiere más tiempo: expedientes grapados, anexos de distintos tamaños o papel delicado.
- Influye también: cuántos datos quieres en el índice para cada documento.
¿Cómo se calcula el precio?
No publicamos tarifas fijas porque el costo depende de tu archivo. Te explicamos de qué depende para que tengas un presupuesto claro antes de empezar. El presupuesto es gratis y sin compromiso, y no trabajamos con contratos fijos: puedes digitalizar a tu ritmo.
- Volumen: páginas, carpetas o cajas.
- Preparación: grapas, dobleces o papel delicado.
- Tamaño y color: carta u oficio a color no es lo mismo que blanco y negro.
- Indexación: cuántos datos de búsqueda necesitas por documento.
- Modalidad: retiro coordinado, a domicilio o in situ.
- Medio de entrega: correo, USB, nube privada o enlace seguro.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre este tema.
Se devuelven en el mismo orden en que los recibimos, de manera formal y según el inventario de lo recibido. Qué hacer con ellos después lo decides tú con tu asesor: TUDIGI no presta custodia externa ni emite destrucción certificada.
Sí. Trabajamos con acuerdo de confidencialidad y hacemos un inventario detallado de lo que recibimos. Si tu documentación es muy sensible, te recomendamos la modalidad in situ: los documentos no salen de tu sede.
Sí, y suele ser la mejor forma de empezar. Se digitaliza primero lo que se consulta con frecuencia o lo que más te preocupa perder, y el archivo pasivo queda para una segunda fase. No trabajamos con contratos fijos: avanzas a tu ritmo.
Sí, vamos a tu oficina o casa. Necesitamos una mesa amplia, tomas eléctricas y acceso coordinado. No requerimos acceso a tu red, y te podemos entregar en USB sin pasar por internet. En Cabudare y Barquisimeto coordinamos la visita según disponibilidad.
Sí, de forma remota. Escríbenos por WhatsApp al +58 422-0433731 con tu ciudad, el volumen aproximado y unas fotos del material. Te orientamos y evaluamos contigo, caso por caso, cómo hacer el proyecto.
Escanear produce imágenes; digitalizar produce información que se puede encontrar. Si tus PDF se llaman «scan0001.pdf», no tienen texto buscable y nadie sabe qué contiene cada uno, lo que tienes es una copia digital del desorden, no un archivo digital.
Modalidades
Vamos a ti o coordinamos el retiro.
In situ
En tus instalaciones
Llevamos el escáner y los técnicos a tu sede. Ideal si los documentos son confidenciales o los usas a diario.
Retiro coordinado
A domicilio o con retiro
Vamos a tu casa u oficina, o coordinamos el retiro con inventario y devolución formal de los originales.
Base en Cabudare – Barquisimeto (Lara). Orientación por WhatsApp en toda Venezuela; las visitas presenciales se coordinan según ubicación, volumen y disponibilidad.
Formatos de entrega
Tu archivo, en el formato que vas a usar.
PDF con OCR
Para consultar y buscar texto
PDF/A
Para conservar a largo plazo
JPG
Para ver y compartir fotos
TIFF
Archivo maestro de alta calidad
Te lo entregamos por
CorreoUSBNube privadaEnlace seguro
Continúa por aquí
Presupuesto gratis
Cuéntanos qué tienes y dónde está. Te respondemos con una propuesta.
Tipo de documentos, cantidad aproximada, estado, formato que necesitas y ciudad. Con eso basta para empezar.
Respuesta en horario de atención: L–V 9:00–17:00 · Sáb 10:00–15:00