Organización del archivo
Organización e indexación de tu archivo digital
En TUDIGI la gestión documental es la organización e indexación de tu archivo digital: definimos contigo un criterio de nombres, una estructura de carpetas y un índice, y el OCR deja el texto buscable. No vendemos software propio: trabajamos sobre lo que ya usas y, si tienes un sistema de gestión documental, lo revisamos contigo.
- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿Por qué un archivo digital también se desordena?
Porque cada persona guarda con su propia lógica. Alguien crea «Contratos 2024 final», otro «contratos_def_v2», y con el tiempo nadie sabe cuál es la versión vigente. Sin reglas claras, un archivo digital también se desordena con el tiempo. La digitalización resuelve el papel; la organización resuelve el criterio.
- Un criterio de nombres único para todos.
- Un árbol de carpetas sencillo, con pocos niveles.
- Una regla de versiones: una vigente y el resto en histórico.
- Una persona responsable de cada tipo de documento.
¿Qué hacemos?
- 01Revisamos contigo cómo buscan hoy tus documentos y qué datos usan: cliente, fecha, RIF o número de caso.
- 02Definimos el criterio de nombres con ejemplos de tu propio archivo.
- 03Proponemos la estructura de carpetas.
- 04Renombramos y ordenamos los archivos según lo acordado.
- 05Armamos el índice en hoja de cálculo.
- 06Verificamos que nombres, carpetas e índice coincidan antes de entregar.
Si los documentos vienen de nuestra digitalización, el OCR ya va incluido. Si ya tienes PDF escaneados sin texto buscable, revisamos contigo qué conviene hacer con ellos.
¿Qué recibes?
| Entregable | Contenido |
|---|---|
| Criterio de nombres | Reglas con ejemplos de tu propio archivo |
| Estructura de carpetas | Carpetas creadas y archivos ubicados |
| Índice | Hoja de cálculo con los documentos y los datos acordados |
| Texto buscable | OCR en los documentos que digitalizamos |
¿Funciona con Google Drive, OneDrive o el sistema que ya usas?
No te pedimos cambiar de plataforma. Entregamos tus archivos ordenados por correo, USB, nube privada o enlace seguro, para que los ubiques en la carpeta compartida, el disco de tu oficina o la nube que ya usas. Si trabajas con un sistema de gestión documental, lo revisamos contigo para ver cómo entregar los archivos y el índice de la forma que mejor encaje.
¿Quién decide cuánto tiempo guardar cada documento?
Los plazos de conservación de cada tipo de documento los define tu asesor legal o contable, no nosotros. Lo que sí hacemos es dejar el archivo ordenado para que esa decisión sea fácil de aplicar.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre este tema.
Digitalizar convierte el papel en archivos; organizar define cómo se nombran, dónde se guardan y cómo se encuentran esos archivos. Sin lo segundo, un archivo digitalizado vuelve a desordenarse, porque cada persona guarda con su propia lógica.
Sí. Partimos de lo que existe: revisamos la estructura actual, definimos contigo el criterio de nombres y carpetas, ordenamos los archivos y te entregamos el índice.
No. TUDIGI no vende software propio. Trabajamos sobre lo que ya usas, sea una carpeta compartida, la nube o un sistema de gestión documental; en ese último caso, lo revisamos contigo.
Por eso el criterio de nombres debe ser simple y estar por escrito: si las reglas solo viven en la cabeza de alguien, el orden se pierde con cada cambio de personal. Lo definimos contigo con ejemplos de tu propio archivo.
Continúa por aquí
Presupuesto gratis
Cuéntanos qué tienes y dónde está. Te respondemos con una propuesta.
Tipo de documentos, cantidad aproximada, estado, formato que necesitas y ciudad. Con eso basta para empezar.
Respuesta en horario de atención: L–V 9:00–17:00 · Sáb 10:00–15:00