Sector
Digitalización para empresas y pymes
Para una pyme, digitalizar todo de golpe rara vez es la mejor decisión. En TUDIGI trabajamos por fases y sin contratos fijos: primero el archivo que más se consulta o que no se puede perder, después el histórico. Así repartes la inversión, ves el resultado desde la primera entrega y avanzas a tu ritmo.
- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿Por dónde empieza una pyme?
- 01Documentos que tu asesor indique conservar (contables, laborales, contractuales).
- 02Documentos que se consultan cada semana.
- 03Documentos irreemplazables: originales únicos, actas, permisos.
- 04Archivo histórico pasivo, al final.
Esta secuencia es deliberada: los dos primeros grupos devuelven tiempo de inmediato, y el tercero reduce el riesgo más caro, que es perder algo que no se puede reponer.
¿Qué cambia en la operación diaria?
| Tarea | Antes | Después |
|---|---|---|
| Buscar un contrato de 2021 | Revisar cajas y carpetas | Búsqueda por texto en el PDF |
| Enviar un soporte a un cliente | Buscar, fotocopiar, escanear | Adjuntar el PDF |
| Responder una revisión | Varias personas buscando | Reunir una carpeta |
| Trabajo a distancia | Hay que ir a la oficina | Acceso desde donde estés |
| Espacio físico | Estantes ocupados | Papel guardado de forma compacta |
Qué incluye el servicio
- Preparación de los documentos: retiro de grapas y clips.
- Escaneo con control de calidad: lo que no cumple se vuelve a escanear.
- OCR incluido e indexación con los campos que acordemos.
- Entrega en PDF, PDF/A, JPG o TIFF, por correo, USB, nube privada o enlace seguro.
- Inventario de lo recibido y devolución formal de los originales.
- Escaneo in situ en tu oficina, o retiro y devolución coordinados.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre este tema.
No, y rara vez es la mejor decisión. Por lo general, una parte del archivo concentra casi todas las consultas. Si empiezas por ella, obtienes el beneficio principal sin digitalizarlo todo.
No fijar un punto de corte. Si se digitaliza el pasado mientras el papel nuevo sigue acumulándose, al poco tiempo hace falta otro proyecto. Desde una fecha acordada, todo documento nuevo debería entrar ya digitalizado.
Poco, si la preparación se acuerda bien. La parte que sí requiere a alguien tuyo es definir los campos de índice: una conversación corta que decide si el archivo sirve o no.
Sí, y es una buena forma de decidir. Un lote de prueba muestra el resultado real —nombres, calidad, índice— antes de comprometer presupuesto en el archivo completo.
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Tipo de documentos, cantidad aproximada, estado, formato que necesitas y ciudad. Con eso basta para empezar.
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