Organización del archivo
OCR e indexación de documentos
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres: identifica el texto de una página escaneada para que puedas buscar palabras dentro del PDF. En TUDIGI el OCR va incluido en el escaneo, y la indexación ordena tus archivos por RIF, cédula, fecha o número de caso para encontrarlos sin abrir uno por uno.
- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿De qué depende la calidad del OCR?
La calidad del OCR depende del original: en documentos impresos y limpios el texto se reconoce muy bien, y baja en fotocopias gastadas, sellos encima del texto o letra muy pequeña. Por eso revisamos el resultado antes de entregarlo.
| Tipo de documento | Qué esperar | Qué hacemos |
|---|---|---|
| Impresión original limpia | El texto se reconoce muy bien | OCR directo y revisión |
| Fotocopia en buen estado | Buen reconocimiento, con algunos errores | Ajustamos el contraste y revisamos |
| Fotocopia gastada o fax | Errores frecuentes | Indexamos a mano los datos clave |
| Manuscrito | No es fiable | Indexación manual |
| Formulario con casillas | Variable | Revisamos los campos que te interesan |
¿Qué es la indexación y por qué importa más que el OCR?
El OCR hace buscable el contenido; la indexación hace encontrable el documento. Si tienes miles de páginas con OCR pero sin índice, buscar «contrato» devuelve cientos de coincidencias. Con índice, filtras por cliente, año y tipo de documento y llegas al expediente exacto.
- Empresas: RIF, razón social, tipo de documento, fecha, número de factura.
- Despachos jurídicos: número de expediente, tribunal, partes, materia, fecha de actuación.
- Salud: número de historia, paciente, fecha de atención, tipo de estudio.
- Educación: cédula, cohorte, programa, tipo de documento.
¿Cómo se nombran los archivos?
Usamos un criterio de nombres consistente, sin acentos ni caracteres especiales, que se ordena solo y que una persona puede leer sin abrir el archivo.
¿Funciona con lo que ya usas?
Sí. Tus archivos indexados funcionan en una carpeta compartida, en el disco de tu oficina o en la nube que ya usas, y el índice se entrega en hoja de cálculo. Si trabajas con un sistema de gestión documental, lo revisamos contigo para entregarte los archivos y el índice de la forma que mejor encaje.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre este tema.
No de forma fiable. Para manuscritos indexamos a mano los datos clave, de modo que el documento siga siendo fácil de encontrar aunque su contenido no se pueda buscar palabra por palabra.
Sí. Un PDF con capa de texto se busca con Ctrl+F en cualquier visor, incluido el navegador y el teléfono.
No. En TUDIGI el OCR va incluido en el escaneo. Lo que sí influye en el presupuesto es cuántos datos de indexación necesitas por documento, y eso lo definimos contigo antes de empezar.
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