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Digitalización para instituciones educativas
TUDIGI digitaliza expedientes estudiantiles, actas de evaluación, libros de grado y documentación académica, con índice por cédula, nombre, cohorte y programa. Los libros de actas se escanean con escáner cenital, sin desarmarlos. Así agilizas la emisión de constancias y proteges documentos que suelen ser ejemplares únicos.
- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿Qué gana una institución al digitalizar?
- Constancias más ágiles: el expediente se ubica sin buscar en archivadores.
- Un expediente único por estudiante, sin documentos dispersos entre departamentos.
- Copia digital de libros de actas que no tienen respaldo.
- Menos manipulación de originales frágiles.
- Continuidad cuando cambia el personal administrativo.
El riesgo silencioso: los libros de actas
Los libros de actas de evaluación y de grado suelen ser ejemplares únicos, manuscritos y sin copia. Un incendio, una filtración o el paso del tiempo pueden destruir información que no tiene otra fuente. Por eso su copia digital suele ser lo primero que conviene hacer.
¿Cómo se estructura el archivo académico?
- 01Nivel 1: programa o nivel educativo.
- 02Nivel 2: cohorte o año de ingreso.
- 03Nivel 3: expediente del estudiante (cédula y nombre).
- 04Nivel 4: documentos por tipo, con la fecha al inicio del nombre.
Modalidad recomendada
Para libros de actas y expedientes que se consultan a diario, el escaneo in situ en la institución, por bloques y en temporadas de menor demanda. Para el archivo histórico que no se consulta, el retiro y la devolución coordinados con inventario.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre este tema.
Por los libros de actas de evaluación y de grado. Suelen ser ejemplares únicos y manuscritos: si se pierden, la información puede no tener otra fuente. El resto puede esperar una segunda fase.
Sí. Se digitaliza por bloques y se prioriza lo que se solicita. Si se pide un expediente que está en proceso, se prioriza y se digitaliza primero, en el menor tiempo posible.
Porque los nombres se transcriben de formas distintas según quién los escriba, y una búsqueda por apellido con variantes ortográficas devuelve resultados incompletos. La cédula es un identificador estable.
El OCR no es fiable en manuscritos. Registramos a mano los datos de identificación —cohorte, programa, fecha, tipo de acta— para que cada documento se pueda ubicar aunque su contenido no sea buscable palabra por palabra.
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