Respuesta directa
Digitalizar el archivo académico agiliza la emisión de constancias, porque el expediente se encuentra con una búsqueda por cédula. Y, sobre todo, crea una copia de los libros de actas, que en muchas instituciones son ejemplares únicos, escritos a mano y sin respaldo. Por eso suelen ser lo primero que conviene digitalizar.
La urgencia real: los libros de actas
Las actas de evaluación y los libros de grado son la fuente que respalda un título. En muchas instituciones existe un solo ejemplar, escrito a mano y guardado en un archivo que rara vez tiene condiciones de conservación adecuadas. Una filtración, un incendio o años de humedad pueden destruir información que no se puede reconstruir.
- Ejemplar único sin copia de respaldo.
- Manuscrito: no se puede reimprimir desde ningún sistema.
- Es la fuente para verificar títulos emitidos.
- Se consulta con frecuencia, lo que acelera el desgaste.
- Suele guardarse sin control de humedad.
Estructura del expediente estudiantil
| Nivel | Contenido |
|---|---|
| Programa o nivel | Educación media, pregrado, postgrado |
| Cohorte | Año de ingreso |
| Estudiante | Cédula, apellidos y nombres |
| Documentos | Fecha y tipo de documento |
Indexar por cédula, y no solo por nombre, es determinante: los nombres se escriben de formas distintas según quién los transcriba, y una búsqueda por apellido con variaciones ortográficas devuelve resultados incompletos.
Qué cambia en control de estudios
| Trámite | Antes | Después |
|---|---|---|
| Constancia de estudios | Búsqueda manual en el archivo | Búsqueda por cédula en el archivo digital |
| Notas certificadas | Revisar libros y carpetas | Ubicar el expediente y verificar en pantalla |
| Verificación de título | Búsqueda en libros de grado | Consulta en la copia digital del libro |
| Reposición de un documento | Reconstrucción manual | Reimpresión desde la copia digital |
Cómo planificarlo sin detener la secretaría
- 01Empieza por los libros de actas y de grado: son los más irreemplazables.
- 02Sigue con los expedientes de las cohortes que más constancias piden.
- 03Digitaliza el resto del archivo histórico en fases, en temporadas de menor demanda.
- 04Define desde el inicio los campos de índice: cédula, cohorte, programa y tipo de documento.
- 05Fija un punto de corte: los expedientes nuevos entran ya digitalizados.
Los libros de actas encuadernados se digitalizan con escáner cenital, sin desarmarlos. Si un libro está muy deteriorado, conviene que lo revise un conservador antes.
Qué hace TUDIGI
Digitalizamos expedientes y libros de actas con nuestro escáner cenital CZUR, sin desarmar los libros, con OCR incluido para el texto impreso e índice por los campos que acordemos. En actas manuscritas, el OCR no es fiable: ahí registramos a mano los datos de identificación para que cada acta se pueda ubicar. Trabajamos con acuerdo de confidencialidad, inventario y devolución formal.
Preguntas frecuentes
Por los libros de actas de evaluación y de grado. Suelen ser ejemplares únicos y manuscritos: si se pierden, la información puede no tener otra fuente. El resto del archivo puede esperar una segunda fase.
Sí. Se digitaliza por bloques y se prioriza lo que se solicita. Si se pide un expediente que está en proceso, se prioriza y se digitaliza primero, en el menor tiempo posible.
No de forma fiable. Para material manuscrito registramos a mano los datos clave —cohorte, programa, fecha, tipo de acta— para que el documento se pueda ubicar.
No. Con el escáner cenital el libro se apoya abierto y se captura desde arriba, sin cortar la encuadernación.
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