Digitalización
Escaneo de documentos profesional
El escaneo profesional de TUDIGI captura cada página a la resolución que pide el documento, con OCR incluido. A diferencia de escanear en una multifuncional de oficina, incluye preparación del material (quitamos grapas y clips), control de calidad con re-escaneo de lo que no cumple, nombres de archivo ordenados y entrega con índice.
- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿En qué se diferencia del escaneo de oficina?
| Aspecto | Multifuncional de oficina | Escaneo profesional |
|---|---|---|
| Preparación | Ninguna | Quitamos grapas y clips, y separamos por expediente |
| Resolución | La que trae configurada el equipo | La que pide cada documento, acordada contigo |
| Control de calidad | Visual y ocasional | Revisión de cada escaneo; lo que no cumple se vuelve a escanear |
| OCR | Rara vez | Incluido |
| Nombres de archivo | Manuales e inconsistentes | Un mismo criterio para todo el archivo |
| Control de lo recibido | No existe | Inventario y devolución formal |
¿Qué resolución usamos y por qué?
Escaneamos a la resolución que pide cada documento: más alta para letra pequeña, sellos, firmas o fotografías, y estándar para texto impreso. La acordamos contigo según el uso que le darás a la copia.
- Texto impreso de uso interno: resolución estándar, suficiente para leer cómodo y para el OCR.
- Letra pequeña, sellos o firmas: más resolución, para que los detalles se distingan.
- Fotografías y material gráfico: a color y con más detalle.
- Documentos que vas a reimprimir: se define según el tamaño de la impresión.
Escanear todo a la máxima resolución no es mejor: multiplica el peso de los archivos, hace más lenta la consulta y no mejora la lectura de un texto impreso. La decisión correcta se toma por tipo de documento, no por defecto.
¿Color, escala de grises o blanco y negro?
| Modo | Cuándo conviene |
|---|---|
| Color | Sellos, firmas en tinta, resaltados, fotografías o documentos donde el color aporta información |
| Escala de grises | Texto con tonos suaves, papel envejecido o documentos con fondo irregular |
| Blanco y negro | Texto impreso limpio de uso interno, cuando importa que el archivo pese poco |
¿Cómo controlamos que no falte ninguna página?
- 01Inventario de lo recibido antes de empezar.
- 02Separadores por expediente para evitar mezclas.
- 03Revisión de páginas en blanco y duplicadas.
- 04Cotejo entre lo recibido y lo escaneado.
- 05Lo que no cumple se vuelve a escanear antes de la entrega.
¿Qué conviene preparar antes del escaneo?
- Reúne en un solo lugar lo que quieres digitalizar.
- Piensa cómo buscas hoy esos documentos: por cliente, fecha, RIF o número de caso.
- Separa lo que consultas a diario del archivo pasivo.
- Avísanos si hay papel delicado, encuadernado o anexos de distintos tamaños.
- No hace falta que quites grapas ni clips: esa preparación la hacemos nosotros.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre este tema.
En muchos casos, sí. Para material frágil o encuadernado usamos nuestro escáner cenital CZUR, que captura desde arriba sin pasar el papel por rodillos. Antes de empezar revisamos el estado y te avisamos si algún documento no puede procesarse sin riesgo.
Ambos. Recomendamos color cuando hay sellos, firmas en tinta o resaltados, y escala de grises o blanco y negro cuando el documento es texto impreso de uso interno. Lo acordamos contigo antes de empezar.
Sí. Trabajamos proyectos de muchas cajas, adaptándonos a tu ritmo y a tu presupuesto, sin contratos fijos. El cronograma depende del volumen y del estado del material, y lo verás por escrito en tu presupuesto gratuito.
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