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Digitalización para contadores y administradores
TUDIGI digitaliza facturas, comprobantes de retención, libros y soportes contables, con OCR incluido e índice por RIF, razón social, número de documento y período fiscal. El resultado es un archivo ordenado que te ayuda a responder revisiones y auditorías mucho más rápido que buscando en cajas. El presupuesto es gratis y sin compromiso.
- OCR incluidoPDF buscables por palabra
- InventarioRegistro de lo recibido
- ConfidencialidadAcuerdo por escrito
- Devolución formalTus originales vuelven contigo
¿Qué campos de índice usa un archivo contable?
| Campo | Ejemplo ilustrativo |
|---|---|
| RIF | J-00000000-0 (ejemplo) |
| Razón social | Empresa Ejemplo, C.A. (ejemplo) |
| Tipo de documento | Factura / Nota de crédito / Comprobante de retención |
| Número | 00000000 |
| Fecha | 2024-03-11 |
| Período fiscal | 2024-03 |
Con esos seis campos, una solicitud típica —«todas las facturas de este proveedor en el segundo trimestre»— se resuelve con un filtro, sin abrir una sola caja.
El momento que justifica el proyecto: la revisión
Cuando llega un requerimiento con plazo, el costo de un archivo físico se vuelve visible de golpe: personal dedicado a buscar, riesgo de no encontrar un soporte y presión de tiempo. Un archivo indexado convierte ese momento en reunir una carpeta.
¿Qué se digitaliza primero?
- 01Ejercicios fiscales que, según tu contador, aún deben conservarse.
- 02Tickets y facturas térmicas, porque la tinta se borra con el tiempo.
- 03Soportes de las operaciones más relevantes.
- 04Contratos y documentos que se consultan con frecuencia.
- 05Archivo histórico, en una segunda fase.
Modalidad recomendada
Para el archivo del ejercicio en curso, que se consulta a diario, conviene el escaneo in situ en tu oficina. Para ejercicios cerrados, el retiro y la devolución coordinados con inventario suelen ser lo más práctico.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre este tema.
Con seis campos (RIF, razón social, tipo, número, fecha y período fiscal) se resuelven las búsquedas más comunes. Añadir más multiplica el trabajo de indexación y rara vez mejora la búsqueda.
Se puede, pero es el peor momento: compite con la operación y el archivo está en uso constante. Lo recomendable es hacerlo en temporada baja.
Agiliza mucho la respuesta: filtras por período y proveedor en lugar de buscar en cajas. Qué soporte exige cada revisión debe confirmarlo tu asesor. Te devolvemos siempre los originales de manera formal.
Indirectamente, sí. El índice muestra qué números de documento no aparecen en el archivo. Saberlo con anticipación te permite buscar el soporte antes de que lo pidan.
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