Respuesta directa
Estos tres escenarios son ilustrativos, no casos reales de clientes. Representan situaciones comunes: el archivo que ocupa demasiado espacio, el despacho que pierde tiempo buscando y la institución con documentos únicos en riesgo. Cada uno pide una estrategia distinta, y en los tres la decisión clave es empezar por una parte y no por todo.
Antes de empezar: qué son estos escenarios
Los escenarios que siguen son ejemplos construidos para explicar cómo se toman las decisiones en un proyecto de digitalización. Los datos son ficticios y no describen a ningún cliente de TUDIGI. Úsalos para reconocer en cuál se parece más tu situación.
Escenario 1: el archivo que se comió la oficina
Una empresa de servicios acumula quince años de soportes contables y contratos. El archivo ocupa una habitación que hace falta para el equipo. La consulta es esporádica, pero los plazos de conservación impiden descartarlo.
- Estrategia: retiro y devolución coordinados, índice reducido a pocos campos.
- Decisión clave: no indexar en profundidad lo que casi nunca se consulta.
- Resultado esperado: archivo consultable cuando haga falta y papel guardado de forma compacta.
- Error a evitar: pagar una indexación completa de un archivo que casi no se usa.
Escenario 2: el despacho que pierde horas
Un despacho profesional con expedientes activos consulta su archivo varias veces al día. El problema no es el espacio: es el tiempo. Cada búsqueda cuesta minutos de personal, y algunas terminan sin resultado.
- Estrategia: escaneo in situ, índice completo con los campos que el despacho usa para buscar, entrega por bloques.
- Decisión clave: definir bien los campos de índice con un lote de prueba antes de avanzar.
- Resultado esperado: búsquedas por expediente o cliente en la computadora y consulta simultánea.
- Error a evitar: retirar expedientes que se necesitan durante el proyecto.
Escenario 3: la institución con documentos únicos
Una institución conserva libros de actas manuscritos, ejemplares únicos, en un depósito sin control de humedad. No hay urgencia operativa, pero sí un riesgo real de pérdida irreversible.
- Estrategia: escáner cenital sin desarmar los libros, copia de conservación en TIFF y prioridad por estado de conservación.
- Decisión clave: empezar por lo más deteriorado, no por lo más antiguo.
- Resultado esperado: una copia de respaldo de material que no tenía ninguna.
- Error a evitar: postergar todo esperando presupuesto para digitalizarlo completo.
Cómo comparar los tres
| Escenario 1 | Escenario 2 | Escenario 3 | |
|---|---|---|---|
| Problema principal | Espacio | Tiempo de búsqueda | Riesgo de pérdida |
| Modalidad sugerida | Retiro coordinado | In situ | Según el estado del material |
| Profundidad del índice | Baja | Alta | Media, con datos para ubicar cada libro |
| Formato principal | PDF con OCR | PDF/A con OCR | TIFF y PDF/A |
| Por dónde empezar | Lo que tiene plazo de conservación vigente | Expedientes activos | Lo más deteriorado |
Cómo identificar tu propio escenario
- 01¿Tu problema principal es espacio, tiempo o riesgo de pérdida?
- 02¿Qué parte del archivo se consulta cada semana?
- 03¿Hay material que no puede salir de tu sede?
- 04¿Hay documentos únicos o en mal estado?
- 05¿Qué presupuesto puedes destinar a una primera fase?
Con esas cinco respuestas puedes escribirnos por WhatsApp al +58 422-0433731 y te proponemos una estrategia en tu presupuesto, que es gratis.
Preguntas frecuentes
No. Son ejemplos ilustrativos con datos ficticios, pensados para explicar cómo se toman las decisiones. No describen a ningún cliente.
Sí, y es lo más común. Por ejemplo, un despacho puede tener expedientes activos (escenario 2) y un archivo antiguo que ocupa espacio (escenario 1). La modalidad se decide por lote.
No. En los tres escenarios conviene empezar por una parte: la más consultada, la más urgente o la más frágil.
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