Respuesta directa
La regla 3-2-1 consiste en tener tres copias de tu información, en dos tipos de medio distintos, con al menos una copia fuera de tu sede. Aplicada a un archivo digitalizado, evita que un solo fallo —un disco dañado, un robo, un incendio o un virus que secuestra archivos— borre años de trabajo.
De dónde viene la regla
La regla la popularizó el fotógrafo Peter Krogh en su libro The DAM Book, sobre gestión de archivos digitales, y la recomienda también la guía Data Backup Options de US-CERT (hoy parte de CISA, la agencia de ciberseguridad de EE. UU.). Se volvió un estándar de hecho porque es fácil de recordar y de aplicar sin herramientas especiales.
- 3 copias: el original y dos respaldos.
- 2 medios distintos: por ejemplo, la computadora y un disco externo, o un disco y la nube.
- 1 copia fuera de tu sede: si se inunda la oficina, esa copia sobrevive.
Por qué digitalizar aumenta el riesgo si no se respalda
Un archivo de papel repartido en cincuenta cajas es lento de consultar, pero es resistente: un accidente destruye una parte, no el todo. Al digitalizar, esa información se concentra en un solo equipo. Ganas velocidad y pierdes dispersión. Si ese equipo falla y no hay copia, la pérdida es total.
- Fallo de disco: ocurre sin aviso y no siempre se puede recuperar.
- Robo del equipo o del disco externo.
- Incendio o inundación en la oficina.
- Ransomware, un tipo de virus que bloquea todo lo accesible desde la red y pide rescate.
- Borrado accidental que se sincroniza a la nube casi de inmediato.
Cómo se ve la regla en la práctica
| Copia | Medio | Ubicación | Frecuencia sugerida |
|---|---|---|---|
| 1 — Principal | Computadora o servidor de la oficina | En tu sede | Es la que usas a diario |
| 2 — Local | Disco externo | En tu sede, desconectado | Periódica, por ejemplo semanal |
| 3 — Externa | Nube con historial de versiones | Fuera de tu sede | Automática, por ejemplo diaria |
Historial de versiones: el detalle que salva proyectos
Sincronizar no es respaldar. Si alguien borra una carpeta y la nube está sincronizada, el borrado se replica casi de inmediato. El historial de versiones guarda el estado anterior durante un tiempo y permite volver atrás. Sin él, la nube es una copia del error, no un respaldo.
La prueba de restauración
- 01Elige al azar cinco documentos de distintas carpetas y fechas.
- 02Restáuralos desde el respaldo a una ubicación temporal.
- 03Verifica que abren, que están completos y que el texto buscable (OCR) sigue presente.
- 04Anota cuánto tardó todo el proceso.
- 05Repite la prueba cada cierto tiempo, por ejemplo cada tres o seis meses.
Un respaldo que nunca se restauró es una suposición. La prueba es lo que la convierte en certeza, y suele revelar problemas —carpetas excluidas por error, contraseñas vencidas— antes de que sean una emergencia.
Checklist para tu archivo digitalizado
- Tengo al menos tres copias del archivo, contando la principal.
- Una copia está en un disco que guardo desconectado.
- Una copia está fuera de mi oficina o casa.
- La nube que uso guarda versiones anteriores.
- Sé quién es responsable de que el respaldo se haga.
- Hice una prueba de restauración en los últimos meses.
Cómo te ayuda TUDIGI
Cuando digitalizamos tu archivo te lo entregamos por correo, USB, nube privada o enlace seguro, y te recomendamos que esa entrega sea una de tus copias, no la única. Además, como parte de nuestros servicios informáticos, te ayudamos a mantener copias de respaldo de tus archivos para que estén disponibles cuando las necesites.
Preguntas frecuentes
No del todo. La nube es una copia fuera de tu sede, pero si está sincronizada y sin historial de versiones, un borrado o un virus se replica en ella. Combínala con un disco externo desconectado.
Depende de cuánto cambia tu archivo. Una buena pregunta es cuánto trabajo estarías dispuesto a perder: si la respuesta es un día, respalda a diario. Para un archivo histórico que no cambia, basta con una copia bien verificada.
Es una buena práctica si contiene información sensible, porque protege los datos si el disco se pierde. Guarda la contraseña en un lugar seguro: sin ella, el respaldo no sirve.
Sí. Entre nuestros servicios informáticos está el respaldo de información: te ayudamos a mantener copias de tus archivos. Escríbenos y lo vemos según tu caso.
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