Respuesta directa
Proteger material confidencial al digitalizarlo depende de controles que el proveedor pueda dejar por escrito: acuerdo de confidencialidad, inventario de lo recibido, acceso restringido, modalidad in situ cuando el material no debe salir de tu sede, entrega por un canal seguro y un acuerdo claro sobre cuándo se eliminan las copias de trabajo.
Los controles que conviene exigir
Esta es una lista para evaluar a cualquier proveedor de digitalización. No todos los proyectos necesitan todos los puntos: cuanto más sensible el material, más conviene pedir.
- 01Acuerdo de confidencialidad firmado antes de acceder al material.
- 02Compromisos individuales de las personas asignadas, si tu organización los exige.
- 03Saber quién tendrá acceso a tu documentación.
- 04Modalidad in situ disponible, para que el material no salga de tu sede.
- 05Inventario de lo recibido y devolución formal.
- 06Equipos de trabajo sin sincronización con cuentas personales.
- 07Prohibición de fotografiar el material con teléfonos personales.
- 08Entrega por un canal acordado, como un enlace seguro o un USB entregado en mano.
- 09Acuerdo escrito sobre cuándo se eliminan las copias de trabajo.
- 10Posibilidad de supervisar el trabajo durante el proyecto.
Ningún proveedor serio se incomoda con esta lista. Si alguno responde con evasivas a varios de estos puntos, esa es la información que necesitabas.
Niveles de confidencialidad y su tratamiento
Una orientación general para decidir la modalidad y el medio de entrega:
| Nivel | Ejemplo | Modalidad sugerida | Entrega sugerida |
|---|---|---|---|
| Bajo | Catálogos, material público | Retiro coordinado | Correo o nube |
| Medio | Contabilidad, contratos comerciales | Retiro o in situ | Enlace seguro o nube privada |
| Alto | Expedientes jurídicos, de personal | In situ preferente | USB entregado en mano o enlace seguro |
| Muy alto | Historias clínicas, datos de menores | In situ | USB entregado en mano |
El eslabón que casi siempre se olvida
La entrega. Se cuida todo el proceso durante semanas y al final el archivo se envía por un enlace público sin vencimiento, o se copia a un pendrive que viaja en el bolsillo de alguien. El nivel de seguridad de un proyecto es el de su punto más débil, y la entrega suele ser ese punto.
Qué puedes hacer tú desde tu lado
- Separa lo sensible antes de pedir presupuesto: no todo tu archivo tiene el mismo nivel.
- Decide qué material no puede salir de tu sede.
- Envía fotos del archivo sin datos legibles.
- Designa a una persona de contacto que conozca el contenido.
- Al recibir la entrega, guárdala en un lugar con acceso controlado y respáldala.
- Cambia las contraseñas de los enlaces o carpetas compartidas cuando el proyecto termine.
Cómo trabaja TUDIGI con material confidencial
Trabajamos con acuerdo de confidencialidad, hacemos inventario detallado de lo que recibimos y te devolvemos los originales de manera formal. Si el material no debe salir de tu sede, escaneamos in situ en tu oficina o casa. Te entregamos por correo, USB, nube privada o enlace seguro, como prefieras, y acordamos contigo por escrito cuándo se eliminan las copias de trabajo. Cualquier control adicional que necesites lo dejamos por escrito en la propuesta.
Preguntas frecuentes
Sí. Trabajamos con acuerdo de confidencialidad. Si tu organización tiene su propio modelo, podemos trabajar con el tuyo.
No necesariamente. Con el escaneo in situ trabajamos en tu sede y el material no sale de allí.
Por correo, USB, nube privada o enlace seguro, según lo que prefieras y el nivel de sensibilidad del material.
Acordamos contigo por escrito cuándo se eliminan las copias de trabajo después de la entrega.
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