Respuesta directa
Al terminar, en TUDIGI te devolvemos los originales de manera formal y en el mismo orden en que llegaron. Si después decides guardarlos en un depósito o descartarlos, esa decisión es tuya y la tomas con tu asesor. TUDIGI no presta custodia externa ni emite destrucción certificada.
Devolución, guarda o descarte: las opciones
Después de digitalizar, el papel puede seguir tres caminos. El primero lo hacemos nosotros; los otros dos son decisiones tuyas.
| Opción | Cuándo conviene | Quién lo decide |
|---|---|---|
| Devolución | Siempre, como primer paso | Es lo que hacemos en todos los proyectos |
| Guarda en tu sede o en un depósito | Documentos con plazo de conservación vigente o valor probatorio | Tú, con tu asesor |
| Descarte | Solo documentos sin valor legal ni probatorio, con aval de tu asesor | Tú, con tu asesor. Es irreversible: TUDIGI no lo ejecuta ni lo certifica |
Qué no deberías descartar nunca sin consultar
- Documentos con firma autógrafa cuyo valor probatorio dependa del original.
- Títulos, documentos de propiedad y documentos notariados.
- Documentos dentro de un plazo de conservación exigido por la normativa.
- Material con valor histórico o patrimonial.
- Cualquier documento sobre el que exista un litigio activo o previsible.
- Documentos de terceros que no te pertenecen.
Cómo es una devolución bien hecha
- 01Cada expediente se recompone en su orden original, incluida la foliatura si la tiene.
- 02Se reponen las carpetas y separadores.
- 03Se devuelve en las mismas cajas, con la misma identificación de lote.
- 04Se repasa el inventario de lo recibido para confirmar que todo volvió.
- 05Con esa devolución formal se cierra el proyecto.
Un detalle práctico: las grapas retiradas durante la preparación no se reponen, porque con el tiempo deterioran el papel. Y cualquier documento que llegó dañado se devuelve con la anotación de estado que ya constaba en el inventario.
Si lo que buscas es liberar espacio
Muchas veces el motivo para digitalizar es recuperar metros. Hay una vía intermedia que casi nadie considera: una vez digitalizado, el archivo físico ya no necesita ser cómodo de consultar, solo conservable.
- Compactar el papel en cajas cerradas y bien rotuladas.
- Apilarlo en altura en un espacio que no uses para trabajar.
- Trasladarlo a un depósito de menor costo, si te conviene.
- Mantener el índice digital que dice qué hay en cada caja.
Así reduces el espacio ocupado sin descartar nada. Si decides usar un depósito externo, elígelo tú: TUDIGI no ofrece ese servicio.
Checklist antes de decidir qué hacer con el papel
- Verifiqué que la entrega digital está completa y abre bien.
- Consulté con mi contador o abogado qué debo conservar y por cuánto tiempo.
- Separé lo que tiene valor histórico o probatorio.
- Identifiqué documentos de terceros que debo devolver a sus dueños.
- Tengo un respaldo del archivo digital en más de un lugar.
Preguntas frecuentes
Sí. Te los devolvemos siempre, en el mismo orden en que los recibimos y según el inventario de lo recibido.
No. TUDIGI no presta custodia externa ni emite destrucción certificada. Te devolvemos los originales y qué hacer con ellos después lo decides tú con tu asesor.
No sin consultarlo antes. Algunos documentos deben conservarse en papel por un plazo que fija la normativa, y otros tienen valor probatorio solo en original. Esa decisión corresponde a tu contador o asesor legal.
No se reponen. Con el tiempo se oxidan y dañan el papel, así que retirarlas también ayuda a conservar el original.