Respuesta directa
Para documentación administrativa y legal, PDF/A con OCR es la opción más sensata: está pensado para conservarse a largo plazo, abre en cualquier equipo y permite buscar texto. TIFF se reserva para copias de conservación de máxima calidad y JPG para fotografías. En TUDIGI entregamos en PDF, PDF/A, JPG y TIFF.
Qué hace cada formato
| Formato | Fortaleza | Debilidad | Uso ideal |
|---|---|---|---|
| PDF/A | Autocontenido y pensado para el largo plazo | Archivos algo más pesados | Archivo legal y administrativo |
| PDF estándar | Universal y ligero | Puede depender de fuentes externas | Uso cotidiano y envío |
| TIFF | Máxima fidelidad, sin pérdida de calidad | Muy pesado y sin texto buscable | Copia de conservación |
| JPG | Ligero y universal | Pierde calidad cada vez que se edita y se vuelve a guardar | Fotografía e imagen |
| PNG | Sin pérdida, buena línea fina | Pesado para texto | Sellos, planos y gráficos |
Qué es PDF/A y qué lo diferencia
PDF/A es una versión de PDF para archivo a largo plazo definida en la norma ISO 19005. La primera parte, ISO 19005-1:2005, definió PDF/A-1; las partes posteriores (PDF/A-2 y PDF/A-3) añadieron funciones como la compresión JPEG 2000 o la posibilidad de adjuntar archivos.
Un PDF normal puede depender de fuentes instaladas en el equipo, de enlaces externos o de contenido dinámico. Si alguna de esas dependencias desaparece, el documento se ve distinto o deja de abrir bien. PDF/A prohíbe todo eso, y por eso está pensado para que el documento se vea igual dentro de muchos años, en cualquier equipo.
- Las fuentes van incrustadas dentro del archivo.
- No admite JavaScript ni contenido activo.
- No admite cifrado, para que pueda abrirse en el futuro sin contraseñas.
- Exige metadatos en un formato estándar.
- El color debe estar definido de forma independiente del equipo.
Peso orientativo por página
Estas cifras son solo orientativas: el peso real varía según el documento, la compresión y el programa que genera el archivo.
| Configuración | Peso por página | 1.000 páginas |
|---|---|---|
| Blanco y negro, 200 ppp | 30–60 KB | 30–60 MB |
| Blanco y negro, 300 ppp | 60–120 KB | 60–120 MB |
| Escala de grises, 300 ppp | 150–300 KB | 150–300 MB |
| Color, 300 ppp | 300–600 KB | 300–600 MB |
| TIFF a color sin compresión, 600 ppp | Decenas de MB | Decenas de GB |
Qué formato elegir según el uso
| Si necesitas… | Elige | Por qué |
|---|---|---|
| Conservar contratos, actas o expedientes por años | PDF/A con OCR | Estable a largo plazo y con texto buscable |
| Enviar documentos por correo o WhatsApp | PDF estándar | Pesa menos y se abre en cualquier teléfono |
| Guardar una copia de máxima calidad de un libro o una foto | TIFF | No pierde calidad |
| Compartir fotografías con la familia | JPG | Ligero y universal |
| Digitalizar planos o sellos con línea fina | PNG o TIFF | No pierden detalle |
La combinación recomendada
- 01Copia de conservación en TIFF, solo si el material es patrimonial o fotográfico.
- 02Copia de trabajo en PDF/A con OCR, que es la que usa todo el mundo.
- 03Copia ligera en PDF estándar para enviar y compartir.
- 04Un índice en hoja de cálculo, independiente del formato de los documentos.
Conviene decidirlo antes de empezar: convertir después implica reprocesar. En TUDIGI lo acordamos contigo en el presupuesto, según el uso que le darás al archivo.
Preguntas frecuentes
No lo afirmamos. PDF/A es la opción técnica pensada para conservar a largo plazo, pero qué formato exige cada trámite o institución debes confirmarlo con tu asesor o con la institución receptora.
Sí. El OCR añade una capa de texto que PDF/A admite sin problema. En TUDIGI el OCR va incluido.
Porque pesa mucho, no tiene texto buscable y es incómodo para consultar a diario. Tiene sentido como copia de conservación, no como copia de trabajo.
Sí. Es habitual pedir PDF/A para consultar y TIFF o JPG para conservar o compartir. Lo acordamos contigo en el presupuesto.
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