Respuesta directa
Un archivo familiar digital se organiza por persona y luego por categorías fijas: identidad, salud, educación, propiedad y legal. Con una copia en la nube y otra en un disco externo, tendrás tus documentos a mano desde el teléfono cuando un trámite te apure. Recuerda que algunos trámites siguen pidiendo el original.
Los documentos que toda familia debería tener digitalizados
- Cédulas, pasaportes y documentos de identidad.
- Partidas de nacimiento, matrimonio y defunción.
- Títulos académicos y notas certificadas.
- Documentos de propiedad de inmuebles y vehículos.
- Pólizas de seguro y contratos vigentes.
- Historial médico relevante y estudios importantes.
- Documentación migratoria y visas.
- Testamentos y documentos de sucesión.
Una estructura simple que sí se mantiene
| Nivel | Ejemplo |
|---|---|
| Persona | 01_Maria / 02_Jose / 00_Familia |
| Categoría | Identidad / Salud / Educacion / Propiedad / Legal |
| Documento | 2019-06-14_titulo_universidad.pdf |
Pocas categorías fijas funcionan mejor que muchas. Con demasiadas, la gente duda dónde guardar cada cosa y termina creando carpetas nuevas hasta que el sistema deja de tener sentido.
Cómo compartir sin perder el control
- 01Usa una cuenta de nube propia; no compartas tu contraseña con nadie.
- 02Comparte carpetas específicas, nunca la carpeta principal completa.
- 03Da permisos de solo lectura, salvo que haya una razón para lo contrario.
- 04Activa la verificación en dos pasos.
- 05Guarda una copia en un disco externo en otro lugar físico.
Cómo digitalizar documentos para trámites
- 01Revisa qué formato, tamaño y peso pide la institución que recibirá el documento.
- 02Haz un PDF por documento, salvo que te pidan unirlos.
- 03Nombra cada archivo de forma clara: tipo de documento, persona y fecha.
- 04Comprueba que se lea bien en pantalla antes de enviarlo.
- 05Guarda una copia en tu archivo familiar, no solo en el correo enviado.
Lo que también vale la pena digitalizar
Además de lo formal, hay material que ninguna institución puede reponer: fotografías, cartas, recetas escritas a mano, cuadernos. No tienen valor legal, pero son la parte del archivo familiar que realmente se lamenta cuando desaparece.
Qué hace TUDIGI para particulares
Digitalizamos documentos personales, fotografías impresas y álbumes familiares, con OCR incluido en los documentos con texto. Te entregamos los archivos ordenados por carpetas, en PDF, PDF/A, JPG o TIFF, por correo, USB, nube privada o enlace seguro. Podemos ir a tu casa o coordinar el retiro y la devolución, con inventario de lo recibido. Trabajamos sin contratos fijos y el presupuesto es gratis.
Preguntas frecuentes
No. Puedes empezar con una carpeta de documentos personales. Trabajamos sin contratos fijos y a tu ritmo, y te damos el presupuesto antes de empezar.
Escaneamos con la resolución y el formato que pida la institución receptora, hacemos un PDF por documento si así se exige y cuidamos el peso del archivo. La legalización o apostilla no forma parte de nuestro servicio.
No necesariamente. Muchos trámites aceptan copias digitales, pero otros exigen el original o la apostilla. Consulta siempre con la institución que lo recibirá.
En al menos dos lugares: una nube que controles tú y un disco externo. Así, si uno falla, tienes el otro.
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